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Al igual que en un laboratorio se contempla la fase prueba-error, el mundo de los eventos y en concreto de la planificación no se libra de este “arduo” peldaño de crecimiento. Si bien es cierto que la mayoría de errores en la planificación de eventos podrían evitarse, también contamos con una mano invisible y cruel que consigue desordenar y poner patas arriba todos los esquemas que habíamos dibujado en nuestra mente.

Por eso, es nuestra obligación, presentarte un listado con los principales errores en la planificación de eventos para que no te conviertas en el próximo “serial event killer” del momento

Errores en la Planificación de Eventos

Como los 7 pecados capitales aquí dejamos un recorrido de “malas” prácticas y vicios que sólo con escuchar cualquiera de ellas deberías salir corriendo antes de que fuera demasiado tarde.

1  ¿Dónde está la información? Esto no es el mapa del tesoro y no hay ningún cofre escondido. Así que, pirata, quítate el parche comunicativo y facilita el acceso a la información. ¿Cómo? A tu entera disposición están recursos como la creación de una web, redes sociales, una campaña de emailing o desempolvar los contactos y la gestión de la comunicación interna de tu cliente. No permitas que una mala cobertura mediática empañe tu trabajo. Y es que, una mala gestión de la comunicación puede provocar que la asistencia a tu evento sea todo un desastre.

2  El Timing: Te acuerdas del post “¿cuáles son las mejores fechas para planificar eventos?”  Pues sí. Es hora de darle forma a tu calendario y escoger el mes, la estación, la hora y el día que mejor te convengan. ¿Y ya está? Por supuesto que no. Ahora toca lo más complicado, crear una escaleta ordenando la jornada de la forma más atractiva y coordinando las distintas fases del evento para que sigan un orden lógico y sin saltos.

3  Like, like ¡Quiero gustarle a todos! Craso error. Tu cita es exclusivamente con tu público objetivo. Y más vale que hayas hecho un buen “research” y te hayas estudiado bien sus gustos y preferencias. Porque llegar a todos, a veces, es como no llegar a nadie. Por suerte, cuentas con mecanismos previos, y tan simples como un intercambio de e-mails, para dar en el clavo. Aunque en otros casos, la mejor opción sea presentar distintas propuestas de valor para que escojan la que más se adapta a sus necesidades.

4  Contratar a un equipo no profesional: ¡Abajo el cuñadismo! No caigas en la tentación de dejar tu evento en manos de “cualquiera”. Demanda un porfolio de trabajos anteriores y aúpa la profesionalidad al lugar que se merece si no quieres acabar llevándote una tremenda decepción el propio día del evento. Por otro lado, comprueba que todos los miembros del staff estén dados de alta y siempre usa contratos por si luego hubiera algo que reclamar.

5  ¿Y la estrategia? La estrategia es el “fonendoscopio” de un buen event planner.  Te dirá cómo late el corazón de tu evento te ayudará a priorizar entre objetivos primarios y secundarios. Así que osculta bien tu planificación y receta lo que realmente necesita tu evento. A mayor planificación, menos riesgo.

6  ¡Esto no es cine de terror! De modo que aléjate de los sustos y las ideas improvisadas de última hora. Porque si algo tiene que salir mal, definitivamente saldrá. Y en estos tiempos,  la seguridad  se ha erigido como uno de los factores más determinantes en eventos. Así que identifica y valora las posibles amenazas para poder darles una pronta solución.

7  Y por último, el desafío del venue. Muchos son los condicionantes que te llevarán a escoger uno u otro espacio. Disponibilidad, presupuesto, sostenibilidad , accesibilidad o el número de participantes entre otras. Por eso, no lo dejes todo para el último momento y trata de perfilar lo máximo posible las actividades que vas a llevar a cabo, para quién y con cuanta audiencia vas a contar para tu gran fecha.

Ante problemas, soluciones

Pero no todo iban a ser malas noticias. El destino puede ser más caprichoso y pillo de lo que imaginas, así que la recomendación es, adelántate a los acontecimientos. ¿Cómo? Necesariamente necesitas un Plan B . Una ruta alternativa para dar solución a los posibles errores en la planificación de eventos.

 Haz una gestión 2.0 de tu evento. Recuerda que la barrera entre la vida online y offline cada día es más difusa y como buenos “PHONO-saphiens” que somos nuestro ocio y trabajo viene encapsulado en nuestros teléfonos 24/7. Así que no pierdas la oportunidad de estar hiperconectado con tu evento y dar soluciones en tiempo real.

Y sobre todo, confía en un equipo profesional. Desde Es.Cultura, tras más de 20 años en la realización de eventos, actividades y tematizaciones, lo sabemos. Un bagaje y recorrido profesional avalado por nuestra trayectoria. Porque no se trata solo de contar sino de hacer. Pasar del storytelling al storydoing creando eventos inolvidables. Estos han sido algunos de los principales errores en la planificación de eventos que hemos visto en la profesión. ¿Echas alguno de menos? ¡Cuéntanoslo, queremos escucharte!

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Showing 4 comments
  • Elena Valor
    Responder

    Muy buenos consejos que todos deberían seguir

    • Es.cultura Eventos
      Responder

      Muchas gracias Elena!

  • Event planners Madrid
    Responder

    Muy buen post muy completo y bien explicado .

    • Alejo Serrano
      Responder

      Muchas gracias Carlos! Seguiremos trabajando para generar contenido de interés para todos nuestros lectores. Un saludo!

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