¿Cuáles son las mejores fechas para planificar eventos?

Escoger las mejores fechas para lanzarte a la planificar eventos es uno de los primeros pasos cuando empiezas manos a la obra a organizar y dar forma a tu calendario. Ya que la elección de uno u otro día es uno de los principales factores para alcanzar el éxito o fracaso del mismo. Es importante contemplar aspectos como el tipo de evento, la estación del año, las horas a las que se van a realizar o el propio contexto cultural en el que nos vamos a mover. Y aunque cueste no debemos inspirarnos en supersticiones, suerte, alineación de los planetas o los designios del horóscopo.

Y es que, un buen método para empezar a darle forma a tu calendario es empezar por los días que NO deberías escoger. Esta labor de descarte te ayudará a sacar de la baraja alguna fecha que habías pasado por alto. Y una vez que ya hayas arrancado un buen número de fechas a tu calendario es hora de lanzarse a aquellas que te aportarán el mayor rédito posible

• Vacaciones, festividades o puentes: A priori parece que es algo consabido pero más vale que revises tu calendario santoral para tachar estas fechas de la lista si no quieres acabar sólo.
• Días señalados: Ya sea por un tema político, social o coyuntural deberías obviar aquellas fechas que estén ligadas a algún tipo de compromiso. Véase: día de votaciones, final de la Champions o BlackFriday.
• Lunes: Puede parecer un asunto banal pero nadie está del mejor humor los lunes. Además, en el ámbito profesional los lunes están reservados para organizar los objetivos y tareas de la semana.
• Coincidir en fechas con la competencia: Cabe que no le des mayor importancia pero si buscas repercusión mediática no deberías optar por llevar a cabo tu evento el mismo día que tus principales adversarios.

• Miércoles, jueves y viernes: Ya ha pasado lo peor de la semana y una sonrisa tonta atisba la cercanía del fin de semana. En el sector profesional esto son los días más escogidos porque no rompen la rutina de trabajo. Pero si lo tuyo es planificar eventos de entretenimiento los mejores días son el fin de semana.
• Octubre: El mes del año en que más se viaja por trabajo según el estudio de la HRS sobre el comportamiento de las compañías españolas.
• Días conmemorativos: Hacer coincidir la fecha del evento con un momento neurálgico de la compañía puede sumar muchos puntos. El evento será más memorable y los propios asistentes estarán positivamente condicionados por la fecha en cuestión.

La tecnología está cada día más al servicio de los eventos y la digitalización de la profesión es un hecho como ya vimos en el post tecnología 2.0. Por eso, te presentamos un top 3 de herramientas digitales de trabajo para escoger cuáles son las mejores fechas para planificar eventos que no deberías perderte. Por un lado Doodle, un servicio web que te permite  organizar tus eventos, ponerlos a disposición y discusión de los participantes y exportarlo a otros formatos como Outlook o Google Calendar. En segundo lugar, ScheduleOnce. Una herramienta profesional que te posibilita un seguimiento de todas tus eventos y reuniones a tiempo real. Y por último, TimeBridge. Un genial organizador de citas y eventos. Te brinda la posibilidad de plantear hasta 5 fechas distintas para que los participantes escojan la que más le convenga. Además, una vez registrado se automatizan los recordatorios para que ni tu, ni tus futuros asistentes faltéis a la fecha convenida.

1. Planifica, planifica y planifica con tiempo: La ausencia de tiempo y las prisas son malas consejeras. Además, puedes encontrarte que los “venues” estén completos y acabarás teniendo que pagar más por menos.
2. Aprovecha el poder de las Redes Sociales: Envía recordatorios, aumenta tu capacidad de convocatoria y permite que los asistentes sean participes desde mucho antes de la fecha.
3. No olvides desarrollar un “timing” completo del evento. La fecha exacta no puede equivaler al verdadero calendario de tu evento.
4. Escoge un buen lugar en relación al número de asistentes, la época del año, la disponibilidad y las actividades paralelas que quieras llevar a cabo.
5. Conoce a tu audiencia. Si los invitados vienen desde otros puntos geográficos, las fechas para organizar tu evento tendrán que adecuarse a la disponibilidad de los mismos.

Así pues, existen multitud de factores que decidirán cuál o cuáles son las mejores fechas para organizar y planificar eventos. Desde Es.Cultura, apostamos por una combinación de profesionalidad, creatividad, experiencia y estrategia. Adecuando tus eventos al mejor momento del año y sacando el mayor rédito posible a tu inversión. Y, a ti, ¿se te ocurre alguna fecha para darle alas a tu eventos?