Briefing para Eventos

Hoy toca hablar de ese gran olvidado pero imprescindible “documento” de trabajo para cualquier agencia o productora como es el briefing. Una palabra que proviene del latín “brevis” y que como es lógico atañe a la brevedad. Y tan “brevis” que en la mayoría de casos nunca lo vemos. Una lucha sin cuartel por profesionalizar los deseos del cliente y agencia dándoles un toque con la varita mágica de la realidad. ¿Es un capricho de los eventplanners? Definitivamente NO, tampoco una obligación. Pero sí un medio o ruta para alcanzar objetivos realistas sin tener que ir dando bandazos y con la seguridad de que ambas partes estaremos conformes. Y no sólo eso, además, la elaboración de un briefing para eventos ayuda a conceptualizar ideas y es fuente de creatividad.

 Es hora de ponerle cara al briefing para eventos y hablar de algunas de las características que siempre debería recoger este preciado documento. Y no, no nos asustemos, con la palabra documento, con una simple cuartilla o email es más que suficiente

• ¿Qué tenemos en mente?: Es hora de bajar a la tierra de mortales las miles de ideas que circulan por nuestras cabezas. Puede que estés pensando en  un Family Day, un evento de Team Building o quizás una fiesta temática. Pero, ¿qué tal si nos sentamos y decidimos cuál se adapta mejor a tus necesidades?

• A quién me dirijo y dónde: ¡Bienvenido al mundo de las experiencias, se acabó el público pasivo! Esta realidad tan asentada en el mundo de los eventos nos obliga a pensar y crear actividades personalizables para todos los asistentes. Lo que equivale a conocer el número de interesados y el venue más propicio para llevar a cabo tu evento.

•  Respondamos a los objetivos: Concretar y definir son conceptos ligados al éxito. Y  es imposible empezar a hacer camino si no sabemos hacía dónde nos dirigimos. Seguramente no lo tengas del todo claro y el simple hecho de redactarlo te ayudará a priorizar objetivos principales y secundarios. Como consejo, trata que tus objetivos sean SMART: específicos, medibles alcanzables, realistas y en el tiempo.

• ¿Interior o exterior? ¿Norte o Sur?: Ante cada necesidad una respuesta diferente. Pero  no podemos jugar en contra de la metereología o apostar a la ruleta rusa de las fechas abiertas. Aunque, como ya vimos en el post de Plan B, siempre tenemos que tener en mente una solución alternativa. Además, definir el “cuándo” ayuda no sólo a planificar tanto el calendario de agencia como de cliente sino que también a darle un enfoque a las actividades que quieres llevar a cabo. Y no te olvides, la elección de una u otra fecha  lleva implícita unas características u otras. Por ejemplo, los primeros días de la semana se suelen destinar a eventos con un cariz más profesional, mientras que los últimos días invitan más a un ambiente festivo.

• ¿Timing?: No seamos estrictos, puede que a bote pronto te coja sorprendido y no sepas que responder. Pero es bueno que vayas manejando los meses que te parecen más oportunos. El plan de acción se irá desarrollando a la vez que la idea coja forma. Es difícil responder a cuándo y cómo si dependemos de los servicios de proveedores externos. Pero aun así y tras 20 años e experiencia en el sector te invitamos a bocetar el camino a seguir.

• Pasemos por caja:  Ding, dong. Llaman a la puerta y parece que nadie quiere abrir. Ha llegado el tema “tabú”. El presupuesto debería ser un invitado especial y nadie debería obviarlo. Conocer hasta dónde podemos llegar va ligado a cuánto podemos soportar como inversión. Y sí, hablamos de inversión y no de gasto. Además, un presupuesto cerrado nos ayudará a ofertar unas actividades acordes a las demandas propuestas.

En todas las películas hay un bueno y otro no que no lo es tanto. A este último en la jerga profesional se le conoce como CONTRABRIEFING. El contra brief es  el primo de Zumosol que sale a la ayuda tanto de agencia como cliente. Pero no nos asustemos, es un simple documento que examina, valora, amplia y aclara  los conceptos trabajados en el briefing para eventos. Además, hace especial hincapié en las lagunas informativas que haya. ¿Es un pequeño castigo o regañina? No. Por supuesto que no. Es una demostración de la propia exigencia con nuestros clientes y un paso más para lograr que tu evento sea todo un éxito. Algo que desde Es.Cultura Eventos llevamos trabajando más de 20 años. Una búsqueda continúa orientada a crear eventos y actividades que perduren en la memoria de nuestros clientes. ¿Y para ti qué elementos no pueden faltar en un buen brief? ¡Dejanos tu opinión, queremos escucharte!