L’importance d’avoir une entreprise experte et expérimentée.
Comme nous pouvons tous l’imaginer, tout événement qui réunit un grand nombre de personnes entraîne un grand nombre de problèmes. Plus le nombre de personnes citées est élevé, plus la probabilité que quelque chose tourne mal est grande. L’organisation correcte d’un événement dépend de l’anticipation et de la résolution de tous ces problèmes qui surgissent à la volée. Es.Cultura a une expérience plus que prouvée dans l’organisation d’événements et à cette occasion, nous parlerons avec notre directeur national de production, Paco Corbacho, des problèmes qui surgissent au jour le jour entre nos travaux.
Quels types de problèmes apparaissent habituellement dans l’organisation des événements ?
Il est à noter que les problèmes ne proviennent pas nécessairement de l’organisateur, il existe aussi des problèmes externes. En général, nous trouvons généralement 3 types de situations :
Changements inattendus du client par rapport à l’événement :
- Changements d’horaire.
- Changements d’espaces et/ou de lieux pour les tests.
- Problèmes d’information : ils surviennent lorsqu’à un moment donné de la chaîne des clients (production, agence(s), client final…), l’information sur l’événement est déformée et le client final ne sait pas comment certains aspects de l’événement vont être traités. Parfois, il y a une perte directe d’informations sur les fonctionnalités qui ne parviennent jamais à l’organisateur.
Problèmes avec le personnel :
- Problèmes de ponctualité.
- Absences non déclarées.
- Ne pas venir avec l’information sur l’événement correctement préparée.
Problèmes avec les fournisseurs :
- Problèmes de ponctualité.
- Annulations : les ressources n’arrivent pas.
- Parfois, il y a un manque de matériel ou les matériaux contractuels ne sont pas préparés.
Quels sont les problèmes les plus courants dans l’organisation d’événements ?
Nous pouvons diviser en trois groupes les problèmes les plus concrets qui ont tendance à survenir le plus souvent.
Problèmes courants avec le client :
Bien qu’une durée spécifique pour les activités de l’événement ait été recommandée et convenue, il est très fréquent que le client insiste pour que certaines activités durent plus longtemps. La question est que, lorsque nous parvenons à prolonger le plus possible la durée de cette activité, en répondant aux demandes du client, la plupart du temps (comme nous l’avions prévu et conseillé précédemment) et ensuite le client trouve cela trop long, ou qu’il fait très chaud, ou qu’ils sont très fatigués et donc de réduire… Ce qui au final fait réduire le temps de chaque activités.
Malgré le fait que notre équipe envoie toutes les informations sur l’événement au client à l’avance, il arrive généralement que le client (surtout si c’est quelqu’un de particulièrement imaginatif), pendant la célébration de l’événement, voit les temps déjà décidés et mis en place pour les tests et décide qu’il est préférable de les changer complètement.
Problèmes courants avec le personnel :
Ce qui est très courant, surtout dans l’organisation d’événements avec de grands groupes, ou dans les villes où nous travaillons avec du personnel temporaire, c’est que la veille de l’activité, un ou plusieurs messages nous parviennent tels que : » Je me sens mal et je ne pense pas pouvoir assister à l’événement demain « , » J’ai un problème familial de dernière minute et je ne peux y aller « , etc. Avec le problème que cela implique : devoir chercher du nouveau personnel qualifié de dernière minute et restructurer toute l’organisation précédente.
Un autre inconvénient que nous rencontrons souvent est la langue. Lorsque, pour le poste, nous avons demandé du personnel parlant une langue spécifique, il arrive parfois que des personnes arrivent avec des diplômes certifiés, mais au bout du compte, il s’avère qu’elles ne maîtrisent pas la langue comme nous en avions besoin. Par conséquent, notre équipe de production doit d’abord vérifier que le niveau demandé est le bon.
Problèmes courants avec les fournisseurs :
Parfois, le matériel qui arrive sur l’événement est inutile. Le matériel qui a été demandé précédemment ne correspond pas à ce qui arrive finalement. Les excuses sont multiples, mais généralement c’est parce que le fournisseur n’a pas le stock nécessaire et décide de remplacer certains éléments par d’autres en pensant que cela conviendra, d’où un résultat très différent de vos attentes.
Les délais de livraison ne sont pas respectés. La plupart des fournisseurs n’ont pas l’habitude de travailler avec l’intensité et le timing de l’industrie événementielle. Ils ne sont pas conscients qu’il est très important de respecter la date limite, sinon il est possible que leur matériel ne puisse plus être utilisé pendant l’événement.
Le client ou l’assistant est-il au courant de tous les problèmes qui surviennent ?
Non, nous faisons de notre mieux pour que personne ne perçoive les inconvénients qui se produisent.
Comment ces problèmes peuvent-ils être résolus discrètement sans atteindre le client ou le public ?
Nous pouvons rencontrer de nombreux problèmes lors d’événements, mais il est très rare que nous rencontrions des événements imprévus. Le travail d’une bonne équipe de production est que tout est planifié, même les circonstances les plus défavorables. Quant à ce qui est imprévisible, il y a des moments où c’est très compliqué et on préfère ne rien cacher. En fait, il y a des moments où il est même bon qu’il soit au courant (surtout pour des inconvénients qui ne nous concernent pas), afin qu’il soit conscient de la capacité de résolution que nous pouvons avoir. Bien que chaque inconvénient ait une solution, nous préférons être transparents.
En ce qui concerne le public, les choses sont différentes. Ils n’ont pas autant d’information sur l’événement que le client, alors il leur est beaucoup plus difficile de découvrir qu’un revers s’est produit.
Pourquoi les événements culturels se démarquent-ils dans la résolution de problèmes de dernière minute ?
Es.Cultura est son propre producteur d’événements. Cela signifie que notre entreprise privilégie et investit dans une équipe de production spécialisée non seulement dans la planification et l’organisation d’événements corporatifs, mais aussi dans différents domaines qui nous permettent de nous démarquer des autres. Disposer d’une équipe multidisciplinaire et spécialisée permet à chaque membre de savoir quoi faire à tout moment. La clé de notre succès est la confiance en soi de notre équipe.
