La importancia de contar con una empresa experta y con experiencia.
Como todos podemos imaginar, cualquier evento que congregue a gran cantidad de personas lleva consigo una gran cantidad de problemas. Mientras más personas sean citadas, más crece la probabilidad de que algo falle. La correcta organización de un evento pasa por la previsión y resolución de todos estos problemas que surgen sobre la marcha. Es.Cultura Evento y Team Building cuenta con una experiencia más que demostrada en la organización de eventos y en esta ocasión hablaremos con nuestro Director Nacional de Producción, Paco Corbacho, sobre los problemas que surgen en el día a día entre nuestras labores.
¿Qué tipos de problemas suelen aparecer en la organización de eventos?
Cabe destacar que los problemas no tienen por qué venir desde el organizador, sino que también hay problemas externos. En general nos solemos encontrar 3 tipos de situaciones:
Cambios inesperados del cliente con respecto al evento:
- Cambios de horario.
- Cambios de espacios y/o de ubicaciones para las pruebas.
- Problemas de información: se dan cuando en algún punto de la cadena de clientes (producción, agencia/s, cliente final…) la información sobre el evento se desvirtúa y el cliente final no sabe de qué forma se van a acometer ciertos aspectos del evento. En ocasiones se produce la pérdida directa de información de funcionalidad que nunca llega al organizador.
Problemas con staff:
- Problemas de puntualidad.
- Faltas de asistencia no comunicadas.
- No acudir con la información del evento debidamente preparada.
Problemas con Proveedores:
- Problemas de puntualidad.
- Cancelaciones: los recursos acaban por no llegar.
- En ocasiones falta material o no traen preparados los materiales contratados.
¿Cuáles son los problemas más habituales en la organización de eventos?
Podemos dividir en tres grupos los problemas más concretos y que suelen darse con mayor asiduidad.
Problemas comunes con el cliente:
- Aunque se haya aconsejado y acordado una duración concreta para las actividades del evento, es muy habitual que el cliente insista en que alguna actividad dure más y más. La cuestión está en que, cuando conseguimos extender todo lo posible la duración de dicha actividad, atendiendo las peticiones del cliente, la mayoría de las veces (tal y como habíamos previsto y aconsejado previamente) este nos dice que está siendo muy larga, o bien que hace mucho calor, o que están muy cansados, que cortemos… Y al final hay que recortar la duración sobre la marcha.
- A pesar de que nuestro equipo hace llegar al cliente todos los datos del evento con antelación, suele ocurrir que el cliente (sobre todo si se trata de alguien especialmente imaginativo), durante la propia celebración del evento, ve los espacios ya decididos y montados para las pruebas y decide que es mejor cambiarlos completamente de sitio.
Problemas comunes con el staff:
- Algo muy habitual, sobre todo organizando eventos con grandes grupos, o bien en ciudades donde trabajamos con parte de staff eventual, es que el día antes de la actividad lleguen uno o varios mensajes del tipo: “Me encuentro fatal y no creo que mañana pueda asistir al evento”, “Me ha surgido un problema familiar de última hora y no voy a poder ir”, etc. Con el problema que eso conlleva: tener que buscar a nuevo personal cualificado de última hora y reestructurar toda la organización previa.
- Otro de los inconvenientes que nos encontramos muchas veces es el idioma. Cuando para el trabajo hemos solicitado personal que tenga un idioma concreto, hay veces que llega gente con títulos certificados, pero a la hora de la verdad, resulta que no dominan el idioma tal y como necesitamos y han acreditado. Por eso, nuestro equipo de producción debe comprobar previamente que el nivel solicitado es el idóneo.
Problemas comunes con los Prooveedores:
- En ocasiones los materiales que llegan al evento no sirven. El material que previamente se ha solicitado no se corresponde con lo que finalmente llega. Las excusas son múltiples, pero normalmente se debe a que el proveedor no cuenta con el stock necesario y decide sustituir unos elementos por otros pensando en abarcarlo todo, resultando en algo muy diferente a su expectativa.
- No se cumplen los plazos de entrega. La mayoría de los proveedores no están acostumbrados a trabajar con la intensidad y los tiempos del sector de los eventos. No son conscientes de que es muy importante cumplir el deadline, de lo contrario, es posible que sus materiales ya no se puedan usar en el evento.
¿El cliente o el asistente es consciente de todos los problemas que ocurren?
No, hacemos todo lo posible porque nadie perciba ninguno de los inconvenientes que se van sucediendo.
¿Cómo se pueden resolver estos imprevistos de forma discreta sin que llegue al cliente o al público asistente?
Podemos encontrarnos con muchos problemas en los eventos, pero muy rara vez nos surgen imprevistos. El trabajo de un buen equipo de producción es que todo esté previsto, hasta las circunstancias más adversas. Respecto a lo que es imprevisible, hay veces en las que es muy complicado que, al menos el cliente, no se entere. De hecho hay veces en las que hasta es bueno que lo haga (sobre todo para inconvenientes que no nos competen a nosotros), para que sea consciente de la capacidad de resolución que podemos llegar a tener. Aunque si los inconvenientes tienen solución, normalmente conseguimos que nadie se entere.
Con respecto al público asistente, la cosa es diferente. Ellos no tienen tantos datos del evento como el cliente, por lo que es mucho más difícil que se enteren de que ha ocurrido algún tipo de contratiempo.
¿Por qué Es.Cultura Eventos destaca en la resolución de problemas de última hora?
Es.Cultura es una productora de eventos propia. Esto significa que nuestra empresa prioriza e invierte en un equipo de producción que esté especializado no solo en la planificación y organización de eventos corporativos, sino también en diferentes campos que nos permiten diferenciarnos de los demás. Tener a un equipo multidisciplinar y especializado permite a cada miembro saber qué es lo que hay que hacer en cada momento. La clave de nuestro éxito es la autoconfianza de nuestro equipo.
