La importancia de contar con una empresa experta en la organización de eventos corporativos.
Cualquier evento corporativo, especialmente aquellos que congregan a una gran cantidad de asistentes, requiere una planificación precisa y un equipo profesional capaz de resolver con agilidad cualquier tipo de contratiempo. A mayor número de personas, mayor es la probabilidad de que surjan incidencias, y por eso, contar con una productora de eventos con experiencia como Es.cultura Eventos marca la diferencia.
Nuestro equipo, especializado en la organización de eventos corporativos, convenciones de empresas, reuniones de empresa efectivas y actividades team building, tiene una misión clara: que tanto el cliente como los asistentes disfruten de una experiencia impecable, sin percibir los problemas que puedan surgir durante el desarrollo del evento.
¿Qué tipos de problemas suelen aparecer en la organización de eventos?
Cabe destacar que los problemas no tienen por qué venir desde el organizador, sino que también hay problemas externos. En general nos solemos encontrar 3 tipos de situaciones:
En nuestra experiencia, los retos más frecuentes se dividen en tres áreas clave:
1. Cambios inesperados por parte del cliente
Durante la planificación de eventos corporativos, es común encontrarse con:
- Modificaciones de horarios o espacios en el último momento.
- Cambios en las ubicaciones de pruebas o actividades de team building.
- Pérdida de información entre los distintos niveles de comunicación (cliente final, agencia, producción).
Estos imprevistos ponen a prueba la capacidad de adaptación de cualquier empresa de organización de eventos para empresas.
2. Problemas relacionados con el staff
En la producción de grandes eventos corporativos en España, especialmente en destinos como Madrid, Valencia o Sevilla, es habitual trabajar con parte de personal eventual. Algunos de los problemas que pueden surgir incluyen:
- Bajas de última hora por enfermedades o asuntos personales por parte de los miembros del staff de la empresa.
- Incumplimiento del perfil lingüístico requerido por parte de los miembros que forman el staff de la empresa.
- Falta de preparación o ausencia de información clave sobre el evento.
Por eso, uno de nuestros pilares es contar con actividades recreativas para empleados bien organizadas y equipos preparados para reestructurar el staff de forma urgente si fuera necesario.
3. Incidencias con proveedores
Los errores logísticos por parte de los proveedores pueden afectar directamente a la ejecución de los eventos para empresas. Entre los más comunes están:
- Material que no se corresponde con lo solicitado.
- Cambios unilaterales por parte del proveedor sin aviso previo.
- Incumplimiento de plazos de entrega, afectando al montaje de convenciones o eventos de lanzamiento de productos.
Por ello, en Es.cultura Eventos trabajamos exclusivamente con proveedores alineados con la dinámica y los tiempos que exige el sector MICE.
¿Cuáles son los problemas más habituales en la organización de eventos?
Podemos dividir en tres grupos los problemas más concretos y que suelen darse con mayor asiduidad.
Problemas comunes con el cliente:
- Nuestra prioridad es que ni el cliente ni el público perciban lo que ocurre entre bastidores. Gracias a nuestra experiencia en eventos de networking empresarial, ferias y exposiciones empresariales, y viajes corporativos personalizados, sabemos cómo anticiparnos a cualquier fallo y actuar con discreción. En los casos más complejos, incluso cuando informamos al cliente, destacamos nuestra capacidad de respuesta como valor añadido.
Problemas comunes con el staff:
- Algo muy habitual, sobre todo organizando eventos con grandes grupos, o bien en ciudades donde trabajamos con parte de staff eventual, es que el día antes de la actividad lleguen uno o varios mensajes del tipo: “Me encuentro fatal y no creo que mañana pueda asistir al evento”, “Me ha surgido un problema familiar de última hora y no voy a poder ir”, etc. Con el problema que eso conlleva: tener que buscar a nuevo personal cualificado de última hora y reestructurar toda la organización previa.
- Otro de los inconvenientes que nos encontramos muchas veces es el idioma. Cuando para el trabajo hemos solicitado personal que tenga un idioma concreto, hay veces que llega gente con títulos certificados, pero a la hora de la verdad, resulta que no dominan el idioma tal y como necesitamos y han acreditado. Por eso, nuestro equipo de producción debe comprobar previamente que el nivel solicitado es el idóneo.
Problemas comunes con los Prooveedores:
- En ocasiones los materiales que llegan al evento no sirven. El material que previamente se ha solicitado no se corresponde con lo que finalmente llega. Las excusas son múltiples, pero normalmente se debe a que el proveedor no cuenta con el stock necesario y decide sustituir unos elementos por otros pensando en abarcarlo todo, resultando en algo muy diferente a su expectativa.
- No se cumplen los plazos de entrega. La mayoría de los proveedores no están acostumbrados a trabajar con la intensidad y los tiempos del sector de los eventos. No son conscientes de que es muy importante cumplir el deadline, de lo contrario, es posible que sus materiales ya no se puedan usar en el evento.
¿El cliente o el asistente es consciente de todos los problemas que ocurren?
No, hacemos todo lo posible porque nadie perciba ninguno de los inconvenientes que se van sucediendo.
¿Cómo se pueden resolver estos imprevistos de forma discreta sin que llegue al cliente o al público asistente?
Podemos encontrarnos con muchos problemas en los eventos, pero muy rara vez nos surgen imprevistos. El trabajo de un buen equipo de producción es que todo esté previsto, hasta las circunstancias más adversas. Respecto a lo que es imprevisible, hay veces en las que es muy complicado que, al menos el cliente, no se entere. De hecho hay veces en las que hasta es bueno que lo haga (sobre todo para inconvenientes que no nos competen a nosotros), para que sea consciente de la capacidad de resolución que podemos llegar a tener. Aunque si los inconvenientes tienen solución, normalmente conseguimos que nadie se entere.
Con respecto al público asistente, la cosa es diferente. Ellos no tienen tantos datos del evento como el cliente, por lo que es mucho más difícil que se enteren de que ha ocurrido algún tipo de contratiempo.
¿Por qué Es.cultura Eventos destaca en la gestión de imprevistos?
Porque somos una productora de eventos corporativos con experiencia real en el sector. Disponemos de un equipo multidisciplinar que domina todas las áreas necesarias: desde la planificación de eventos de incentivos hasta la gestión logística, comunicación con proveedores y coordinación de actividades de team building en destinos turísticos.
Aportamos soluciones inmediatas, adaptadas y eficientes que nos diferencian. Esta capacidad operativa es especialmente crítica en campañas de concienciación empresarial, jornadas de sensibilización empresarial, o eventos ecológicos para empresas, donde los márgenes de error son mínimos.
