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En los últimos tiempos, la tecnología ha jugado un papel importante en la organización de grandes eventos, y permite que los organizadores consigan conectar con sus audiencias creando en ellas sensaciones nunca antes vividas.

El avance tecnológico que vivimos ha dado lugar a que, con el apoyo audiovisual y de otros elementos de diseño, podamos crear grandes experiencias. Mediante el trabajo conjunto de la organizadores de eventos y profesionales de la tematización, podemos llegar a transformar los espacios en auténticas obras de arte.

La combinación de ideas creativas puede darle al espacio donde se celebre un evento multitudinario de un atractivo personal y conseguir el factor “¡Wow!” que tanto gusta a los participantes. En estos casos, donde aprovechamos los grandes espacios para crear eventos “King Size” (con gran cantidad de participantes), buscamos que los espacios en blanco se transformen en entornos útiles y vivos. Las tematizaciones se convierten en una herramienta clave para lograr este efecto envolvente, donde cada detalle está cuidado acorde al mensaje del evento. Se trata de que el entorno canalice la experiencia del participante justo a donde queremos que vaya.

La iluminación dentro de grandes eventos

En un evento, la luz debe contar con una buena planificación y aprovechar los últimos avances. El objetivo es comunicar y sorprender, mucho más que proyectar luces alrededor de un espacio. Existen opciones de iluminación inalámbrica: con este tipo de luces podemos colocar la iluminación donde tengamos pensado sin preocuparnos de la conexión de cables u ocultarlos con cintas incómodas. Hay que prestar especial atención, en eventos de grandes dimensiones, al mapa de iluminación que vamos a crear, para que ningún punto del recinto quede sin la luz apropiada.

Actualmente y gracias a la iluminación moderna, podemos obtener la representación de diferentes ambientes en un mismo escenario o espacio y transmitir multitud de emociones y sensaciones: entornos tenebrosos, cálidos, agradables, fríos, familiares, etc. En ocasiones, la iluminación es uno de los elementos que menos se cuida en la producción de eventos grandes y puede llegar a ser la clave para conseguir una impresión visual espectacular.

El sonido para eventos king size

Para conseguir una buena sonorización de las salas o del espacio exterior, hay dos factores importantes: un buen equipo de sonido y un gran equipo con experiencia para colocar y gestionarlo. Se debe analizar si se trata de un recinto cubierto, semicubierto o exterior, así como sus dimensiones. También es importante conocer la disposición de los espacios: por ejemplo, si hay columnas, o la altura de los techos entre otras tantas características del evento.

Planificar e investigar la acústica del espacio donde se celebra el evento. De este modo sabemos si necesitamos amplificarla, para que el audio llegue correctamente a todos los asistentes.

Con respecto al tipo de evento, podemos encontrar diferentes situaciones. Si solo hay música, no se necesitan muchos elementos; pero si se trata de una conferencia o discurso, hacen falta al menos los siguientes: altavoces, amplificadores, monitores, ecualizadores, mezcladora y microfonía. Además, es necesario contar en el emplazamiento con un técnico de sonido que utilice correctamente cada uno de los equipos y realizar las pruebas de sonido previas, para evitar cualquier sorpresa inesperada, como un simple acople de sonido.

organizar grandes eventos king size muchas personas
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Las pantallas: posibilidades extra

La organización del evento pueden facilitar a los asistentes el obtener una mejor visión mediante el uso de extensiones y pantallas para garantizar que todos tengan una experiencia audiovisual óptima. Las pantallas se suelen utilizar más comúnmente en los eventos en exteriores ya que son muy efectivos, pero también necesitan equipos capaces de soportar las condiciones climáticas adversas.

A la hora de organizar un evento, uno de los aspectos fundamentales es la elección de las pantallas. De ello dependerá la calidad de los contenidos que vamos a mostrar. Cada vez más son los event planner que eligen las pantallas Led como opción para el apartado visual. Estas pantallas permiten adaptar su tamaño y además muestran buenas resoluciones y brillos, lo que permiten una buena visualización incluso con el impacto directo de la luz solar.

Uno de los efectos visuales más utilizados últimamente en los grandes eventos, debido al sorprendente impacto que produce en los espectadores, es el mapping. Esta técnica consiste en una proyección una imagen en una superficie tridimensional. Las posibilidades son infinitas con este tipo de tecnología. Puede transformar una pared plana en cualquier cosa. Incluso puede cambiar entre diferentes imágenes en cualquier momento. Se pueden utilizar para crear eventos con un gran storytelling donde los asistentes observen historias emocionantes, o con la gamificación, ideal para dinamizar las jornadas y conseguir que las personas sean partícipes del evento.

organizar grandes eventos king size muchas personas
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A modo de resumen, se deben tener en cuenta 5 factores para la gestión audiovisual de un gran evento para conseguir el deseado efecto “¡Wow!”:

  1. Tener claro los objetivos e ideas del evento: Utilizar los medios necesarios para las jornadas, y combinar correctamente todos los elementos.
  2. Ajustarnos al tiempo: Organizar el timing de los eventos es crucial para poder saber cuándo se debe utilizar cada uno de los elementos preparados.
  3. Analizar el lugar del evento: Una buena planificación del lugar es la clave para poder organizar estratégicamente los objetivos marcados en el plan. También debemos de tener el cuenta el clima.
  4. Contar con un buen equipo y proveedores: La calidad de los materiales y expertos para utilizarnos es sin lugar a duda fundamental para obtener el éxito. En Es.Cultura nos comprometemos siempre a dar lo mejor.
  5. Establecer un plan B: Los eventos están compuesto por multitud de personas, infraestructuras y aspecto que muy pocas veces están en manos de los organizadores en su totalidad. Por ello, crear un plan de contingencia para poder hacer frente a imprevistos es necesario y recomendable para que todo salga de 10.

No dejes pasar la oportunidad de organizar un evento de este tipo en tu empresa. Ponte en contacto con nosotros y te damos toda la información y opciones que tenemos:

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