El factor WOW dentro de los eventos

Es el valor añadido que llama la atención del cliente, y lo que hace que te diferencies del resto de los eventos y sus tendencias. El resultado: que nuestros clientes no solo queden satisfechos con los resultados del evento, sino que además se enamoren y se entusiasmen con el servicio ofrecido. Hay que dejar de lado las famosas cuatro P (Product, Price, Place, Promotion) para enfocarse en nuevas palabras o conceptos: personas y pasión. En efecto, hay que pensar en una estrategia de marketing enfocada en nuestro público y sus emociones. La idea es crear una experiencia única y significativa para el cliente, que se vuelva actor, no un mero espectador, y sobre todo que no olvide lo que ha vivido durante el evento.

La magia de los eventos reside en que nos permiten dejar volar nuestra creatividad, a la hora de definir las acciones que vamos a llevar a cabo, dentro de nuestra estrategia de mk o comunicación. Pero, antes de nada tendremos que tener claro cuál es el objetivo de nuestro evento para poder planear una buena planificación estratégica y obtener el resultado deseado.

No sirve de nada, organizar un evento sin fijar un objetivo o una meta,  por puro dinamismo y esperar «a ver qué pasa y rezar porque salga bien». Es importante señalar que un evento puede desarrollarse de manera óptima, y que todo salga según lo establecido, pero ¿qué sentido tiene organizar un evento y no dejar huella en la mente de los asistentes?,  ¿ni causar ningún tipo de repercusión?

En definitiva, hay que desarrollar el evento siguiendo una estrategia en función de nuestros objetivos marcados y bajo una buena planificación durante todo el proceso, es decir el pre, durante y post del evento.

¿Requisitos necesarios? Dejar volar nuestra imaginación, ser creativos, crear un evento interactivo y diferente y tener entre nuestros objetivos alcanzar el factor WOW.

1. Mentalidad abierta: lo más importante es tener una mentalidad abierta, estar al acecho de las tendencias y novedades del sector para encontrar ideas, inspirarse usando aplicaciones como Feedly,  Flipboard, etc.

2. “Ser exploradores”: ser curioso,explorar y ver que se hace y funciona en el sector, que tendencias existen y estar al tanto de cualquier novedad, tanto en nuestro país, como en otros países.

3. Originalidad al poder:  la creatividad y originalidad tienen que estar presentes en cada parte del evento, ¿cómo podemos lograrlo?:

• Decoración personalizada y cuidada:  busca una decoración que impacte y esté personalizada en función del objetivo del evento, con esto conseguiremos quedar en la mente de los participantes. Intenta evitar una decoración recargada, en la sencillez está el gusto.
• Lugar original: un espacio bien seleccionado puede ser la clave de tu evento. Organizar el evento en una azotea con vistas, un lugar turístico privatizado para la ocasión, un castillo o una hacienda con encanto puede darnos muchos puntos. Eventoplus, en su blog nos ofrece un  listado muy interesante de lugares con encanto que pueden inspirarnos a la hora de organizar nuestro evento. Recordad que sea accesible y esté bien comunicado, esto nos puede ahorrar algún inconveniente que otro.

• La gastronomía es fundamental en un evento, por lo que la calidad de los productos tiene que ser de máximo nivel, así como la presentación que debe estar cuidada al detalle. En este punto, podemos innovar bastante. Juega con la presentación de los platos y la bebida, así como la disposición del buffet o las mesas para conseguir un efecto WOW. EventBrite nos da algunos consejos acerca de este tema.

• Invitaciones personalizadas: aporta un toque distinto. Pinterest puede ser una enorme fuente de inspiración. La caligrafía a mano y artesanal en las invitaciones, tarjetones, o minutas, entre otras miles de opciones,  se está posicionando como algo muy especial y cotizado en los eventos. Son numerosos los profesionales que se dedican a esta labor como es el caso de Caligrafía Calamara , que convierte su trabajo en arte en cada diseño que confecciona, apostando por una personalización al 100% y aportando un toque único y distintivo a cada evento. 

• La animación tiene también un papel fundamental. Debe estar completamente orientada hacia la temática del evento, y tener en cuenta el perfil de los participantes. Lo idóneo es que puedan participar de manera activa en la animación, formar parte de ella y que se cree la mayor integración posible…

4. Intenta crear un “buzz”: es muy importante la necesidad de crear un «buzz marketing» en todo el proceso del evento. Podremos apoyarnos a través de nuestros canales internos y de nuestras redes sociales para estar en contacto con nuestro público en todo momento.

5. Integración y participación: intenta en todo momento, la integración y  participación de los invitados durante el evento. Para ello, hay técnicas, juegos y dinámicas específicas en función del perfil de nuestro cliente y del objetivo del evento. ¿Conocéis Think outside the box? En Es.cultura Eventos tenemos las mejores dinámicas personalizadas para tu evento, perfectas para crear buenas sinergias e interacción entre los invitados o participantes al evento.

6. Haz lo posible para crear una experiencia redonda: si conseguimos crear emociones en nuestros asistentes, conseguiremos grabarnos en su mente y lograr que el recuerdo perdure en cada una de sus mentes.  Una buena experiencia hace que hablemos de ella, y si nuestro evento logra el éxito, se irá extendiendo gracias a una de las herramientas de marketing más conocidas: el “boca a boca”. 

7. Recuerdo: «los pequeños detalles son los que marcan la diferencia», hay que tener en cuenta siempre la importancia de los pequeños detalles, como por ejemplo dejar un cartel de bienvenida personalizado en cada habitación del hotel, un detalle, etc.

MacGuffin, en su blog, nos ayuda a valorar nuestras ideas de agencia de eventos dándonos una serie de criterios que nos ayudan a elegir la más adaptada a nuestro cliente.

La empresa australiana Speedo, especializada en bañadores de natación, se desmarca en cada uno de sus lanzamientoss de productos con efectos visuales, instalaciones singulares, y decoraciones sorprendentes.
De esta manera, con estos eventos tan tematizados demuestran que ofrecen lo mejor de su sector. Os dejamos con el video de uno de sus lanzamientos.

Otro buen ejemplo es la empresa Ness de Montreal, que realizó un evento para la empresa Challenge Art Latte, una empresa de producción de leche. Su idea: instalar un bar molecular, una manera de impresionar a los invitados, pero también de satisfacer sus papilas gustativas. Crearon cócteles de leche helada al chocolate y al jarabe de arce para recordar los clásicos Black Russian y White Russian. Estos cócteles fueron creados con nitrógeno líquido. Además, el humo resultante de trabajar con nitrógeno, creó un ambiente muy especial, y la gente no dudó en inmortalizar cada momento y compartir todas sus fotografías en sus redes sociales, lo que aumentó en gran medida el impacto del evento. La fusión entre el arte culinario y la ciencia sorprendió a los clientes más exigentes, dándole al evento un toque de modernismo.

De esta manera, podemos ver como con poco esfuerzo, pero con mucha imaginación y personalización, el factor WOW se alcanza fácilmente.

Así pues, existen multitud de maneras de impresionar a nuestros invitados. Sea cual sea nuestra idea para impresionar a nuestros clientes, ya sea a través de la gastronomía, los audiovisuales, la ambientación, la música, la animación, etc.… Lo más importante es dejar volar nuestra imaginación, sin ponerse límites a priori, para que puedan vivir una experiencia inolvidable.  Porque, como decimos en Es.cultura Eventos: Si no soprendes, si no diviertes…¡hazlo diferente!