Es fácil realizar una descripción del evento que queremos organizar y buscar en internet. Una empresa que pueda dar forma a todo lo que queremos pero, ¿sabes qué preguntas debes de hacer a un planificador de eventos cuando tienes que realizar una entrevista para contratar sus servicios?
1. ¿Cuántos años de experiencia tienen en el sector?
Es extremadamente importante para garantizar que el evento reciba la atención que requiere. Esto significa que la empresa que vayas a contratar para llevar a cabo la planificación de eventos debe tener una gran experiencia. Es importante que a la hora de desarrollar el tipo de evento que quieres llevar a cabo, demostrar su recorrido en la planificación de eventos. La experiencia en la realización de este tipo de acontecimientos se debe asegurar, para que todo el proceso del evento que vamos a llevar a cabo salga sobre ruedas y no haya ningún contratiempo.
2. ¿Áreas con más experiencia?
Hay áreas específicas de especialización dentro de la gestión de eventos. Una empresa con años de experiencia en organizar fiestas, no necesariamente podría organizar un evento corporativo. Esto es debido a que existen muchas empresas de “eventos”, pero lo más importante es ver que la empresa que se quiere escoger tenga experiencia en el sector de eventos que queremos realizar. Por ejemplo, hay muchas empresas que se dedican a la organización de eventos a escalas pequeñas y si tu empresa quiere un evento con bastante personas quizás esa empresa de eventos no pueda cumplir con tus objetivos.
3. ¿Qué eventos han organizado anteriormente?
Se debe solicitar un estudio de eventos similares realizados por la agencia. No siempre las agencias de eventos pueden dar esta información, pero normalmente en su redes sociales o página web podemos investigar con qué tipo de clientes han trabajado y el tipo de eventos que se ha llevado a cabo. Es importante que esta solicitud o investigación se lleve a cabo para no cometer errores a la hora de contratar una empresa de planificación de eventos. Puede ser que contactemos con un planificador de eventos no especializado en la temática que queremos llevar a cabo.
4. ¿Qué servicios incluyen sus tarifas?
Hay que leer el contrato para saber lo que suele incluir, es importante aclarar lo que se incluye y lo que no. De esta forma nos asegurar que no haya sorpresas ni costes ocultos. No se puede dejar todo en manos de la empresa de organización de eventos, debemos saber todo lo que se está haciendo en cada momento y si es lo que habíamos firmados. También es importante saber si en el precio se incluye lugar de celebración, equipos técnicos, catering, personal para recepción, etc. Todo eso debe estar reflejado en el contrato, para que no salga nada mal a la hora de realizar dicho evento.
5. ¿Quién estará trabajando en tu evento?
Se debe establecer un contacto principal de la organizadora y cuántas otras personas participarán en la realización de su evento. Se debe contar con un plan general de quiénes son todos y cómo contactarlos.
Para más información sobre los reuniones corporativas o cualquier otro tipo de eventos, no dudes en contactar con nosotros. El equipo de Es.Cultura Eventos te asesora sin compromiso.
