Que esta excepcional situación sanitaria mundial ha cambiado nuestra forma de socializar, de vivir, y de comunicarnos, es un hecho más que probado. De hecho, nuestra querida industria, los eventos corporativos MICE, es uno de los sectores que han sufrido.
Pero por fortuna, los profesionales del sector eventos estamos más que acostumbrados a reinventarnos en nuestra actividad diaria, y desde que comenzó la pandemia, hemos tenido múltiples pruebas de ello. Y es fruto de esta capacidad de adaptación, que han aparecido determinadas tendencias que, en mayor o menos medida, han venido para quedarse, al menos para los eventos que se van a celebrar en el 2021. A continuación os mostramos algunas de ellas:
Eventos online e híbridos
Si, aunque nos pese, y todos seamos conscientes de que un evento online nunca será lo mismo que un evento presencial, todavía queda tiempo para que la presencialidad le gane terreno a lo digital, aunque ya se empiezan a ver casos importantes de eventos presenciales, como son el caso de Fitur o la esperadísima MWC.
Después de un intensivo aprendizaje y mucho ensayo y error, ya podemos decir que los profesionales de los eventos podemos organizar eventos online e híbridos con soltura. Desde las plataformas de videoconferencia existentes en el mercado, como Zoom, Meets, Webex, etc. hasta plataformas creadas a medida por agencias y empresas como Eventos ON, Eventcase, y un larguísimo etcétera, que ya apostaban por los eventos online e híbridos antes de la pandemia.
Sin duda, estos formatos han venido para quedarse, al menos como un complemento para los futuros eventos presenciales, ofreciendo tanto a organizadores como a asistentes ciertas ventajas:
Desde el punto de vista del organizador del evento, los formatos online ofrecen la posibilidad de incrementar notablemente la asistencia de participantes y ponentes con incompatibilidades de agenda.
Desde el punto de vista de los asistentes, el formato de evento online o híbrido ofrece la posibilidad de asistencia a un coste mucho más reducido. Y no solo eso, ya que tendremos la oportunidad de asistir a eventos a los que antes nunca hubiéramos podido, ya sea por razones económicas, como por temas de conciliación, por ejemplo.
Algunos os preguntaréis, ¿qué es exactamente un evento híbrido? La respuesta es bien sencilla: un evento híbrido es aquel que se celebra de manera presencial, con un reducido número de asistentes, apoyado por una serie de plataformas audiovisuales y tecnológicas (videoconferencias en streaming, chats, etc.) a través de las cuales los asistentes pueden asistir y participar en el evento desde sus casas o ciudades de origen.
Eventos con aforos más reducidos
A fin de minimizar el riesgo de contagios, asegurando la distancia social de los asistentes.
Por supuesto, cuando hablamos de reducción de aforos, nos centramos en la parte presencial de los eventos. Como hemos comentado en el punto anterior, los formatos de eventos online e híbridos nos dan la oportunidad de realizar convocatorias muchos mayores en nuestros futuros eventos.
RSC y sostenibilidad en eventos
La preocupación por el medio ambiente se ha visto reforzada por la pandemia, tanto por parte de la sociedad en general, como por parte de las empresas, agencias, y demás agentes que intervienen en la organización de eventos corporativos.
La disminución de la huella de carbono tras nuestros eventos, utilizando medios de transporte menos contaminantes, el ajuste de las cantidades de alimentos sobrantes en comidas y cenas, etc. son algunas de las medidas a adoptar, y que por supuesto se han visto enormemente favorecidas por los formatos de eventos online e híbridos, pero esta tendencia va mucho más allá: las actividades de teambuilding y talleres RSC recuperan un papel importante. Desde actividades de reforestación, hasta campañas de recogida de alimentos, o la limpieza de playas y espacios protegidos…son muchas las opciones de actividades RSC que darán contenido y sentido a nuestros eventos en este 2021.
Desde el punto de vista del organizador del evento, los formatos online ofrecen la posibilidad de incrementar notablemente la asistencia de participantes y ponentes con incompatibilidades de agenda.
Seguridad e higiene
La principal preocupación en nuestro sector. Y no solo por parte de los que organizamos eventos.
Para las organizaciones, este será el punto clave a la hora de escoger el formato para su próximo evento, ya que no se pueden permitir que sus trabajadores sufran un contagio durante el mismo.
Para los asistentes, por razones obvias: todavía existe cierto miedo generalizado a los posibles riesgos de contagio.
Por eso, es importante que los organizadores de eventos no solo se centren en adoptar todas las medidas de seguridad e higiene necesarias. Es fundamental saber comunicar contundente y reiteradamente estas medidas antes y durante el evento, a fin de minimizar esos lógicos miedos por parte de los asistentes.
Los eventos y el COVID-19
Son muchos los casos de eventos presenciales que se han organizado tanto a finales del 2020 como a principios del 2021. En muchos de ellos no se ha producido ni un solo caso de infección. Las medidas que se están adoptando para asegurar la higiene y la seguridad en nuestros eventos profesionales superan con creces las medidas adoptadas en nuestra vida diaria: desde test de antígenos rápidos para poder acceder al recinto del evento, hasta el uso de tecnología de última generación para asegurar el distanciamiento social, pasando por una repetida y exhaustiva limpieza de elementos e instalaciones, son solo algunos ejemplos de las medidas mínimos que ya se están tomando en los eventos.
Está más que probado que es más fácil sufrir un contagio en una reunión familiar, o sencillamente acudiendo a un bar o a un supermercado, que en un evento organizado por profesionales.
La experiencia, por encima de todo
Si antes de la pandemia, las actividades de team building y los talleres experienciales eran fundamentales en todo evento corporativo, ahora cobra más importancia que nunca.
Tras un año de teletrabajo y distanciamiento social, las empresas empiezan a detectar que sus empleados necesitan volver a construir en equipo, a vivir experiencias conjuntas que mejoren la comunicación y la coordinación interdepartamental.
Dentro de estas, las actividades relacionadas con la motivación están más presentes que nunca, así como las actividades RSC anteriormente comentadas.
Cambio del mensaje
Si bien antes del 2020 el mensaje más común en los eventos se centraba en los buenos resultados alcanzados, y por las perspectivas de crecimiento de las empresas, en el 2021 las empresas se han visto obligadas a adaptar sus objetivos comunicativos durante sus eventos:
La motivación anteriormente comentada, sin duda es uno de ellos. Pero las tendencias marcan un mensaje de recuperación, de supervivencia, y de optimismo y adaptación a un mundo y un sector que se encuentra en constante cambio.
Con esto, hacemos un pequeño resumen de lo que serán las tendencias en eventos para este 2021. Lo que sí tenemos bien claro, es que la tendencia general va a ser de recuperación del sector de eventos, algo en lo que todos estamos trabajando día a día.
Está más que probado que es más fácil sufrir un contagio en una reunión familiar, o sencillamente acudiendo a un bar o a un supermercado, que en un evento organizado por profesionales.
